Advice-processen - bedre beslutninger hurtigere!

Nogle gange støder man på metoder, man bare ville ønske, man havde kendt mindst 15 år tidligere. Sådan har jeg det med Advice-processen.

En af de ting, der virkelig har frustreret mig i min karriere, er måden, vi har truffet beslutninger på. Antallet af møder, der er blevet holdt, vanvittig kalendergymnastik for at få alle med, og frustrationen over ikke at kunne træffe en god beslutning, for til sidst at en chef skærer igennem og træffer den endelige beslutning. Ofte på et dårligt grundlag og uden reel accept fra resten af gruppen. Mængden af tilbageløb, hvor man skulle afdække problemet yderligere, før nogen turde træffe en beslutning, har været abnorm. Det har været langsommeligt, dyrt og følelsesmæssigt udmattende til tider.

Omvendt, når de nødvendige personer ikke er blevet involveret, har beslutningerne ofte vist sig at have mange bagsider og ukendte faldgruber. Medarbejderne har ofte set forundret til fra sidelinjen og er blevet præsenteret for hovedrystende beslutninger, som de på forhånd kunne se ikke ville fungere. Det er endt med modvillig accept på overfladen og masser af snak i krogene bagefter. Det er mildest talt frustrerende for alle, og det må kunne gøres bedre.

Og det kan det, for der er en anden måde at gøre det på, som jeg har oplevet gennem mit arbejde med RE:LEAD. Her bruger vi nemlig Advice-processen til at træffe beslutninger. Det er en så simpel proces, at alle kan forstå den intuitivt. Men tag ikke fejl, det er også en proces, man skal øve sig på.

Advice-processens fundament

Advice-processen bygger på, at det er de medarbejdere, der er tættest på problemet, som skal tage ansvar for beslutningen. Men de skal drage fordel af input og ekspertise fra resten af organisationen. Kort sagt bruger man den kollektive intelligens til at træffe bedre beslutninger.

Denne tilgang giver hurtigere beslutninger truffet af dem, der ved bedst, og skaber større opbakning og engagement. Et ekstra plus er, at processen er med til at nedbryde siloer. What's not to like? Interesseret? Så læs videre og lær Advice-processen at kende.

Advice-processens trin 

Advice-processen kan antage flere former, men essensen er den samme: Enhver medarbejder har ret (og måske endda pligt) til at tage en beslutning eller initiativ, hvis de mener, det er nødvendigt. Før de gør dette, skal de dog rådføre sig med:

• Alle i organisationen, der vil blive væsentligt påvirket af beslutningen.

• Alle i organisationen, der har ekspertviden inden for det relevante område.

Som medarbejder SKAL man tage den rådgivning, man modtager, alvorligt og så vidt muligt indarbejde den i løsningen eller beslutningen. Tanken er, at når man har søgt råd, bør man have erhvervet tilstrækkelig viden til at kunne tage en kvalificeret beslutning.

Styrken i metoden er, at ejerskabet af problemet forbliver tydeligt hos én person: beslutningstageren. Overbevist om, at han eller hun har truffet den bedst mulige beslutning, kan han eller hun føre tingene igennem med entusiasme og tage ansvar for eventuelle fejl.

Advice-processen styrker også fællesskabet og nedbryder siloer. Når man inddrager folk ved at søge råd hos dem, skabes der en følelse af stolthed og mening hos den, der bliver spurgt til råds. At søge råd er en ydmyg handling, der siger: "Jeg har brug for dig", og det skaber tættere relationer kollegaer imellem. Beslutningstagning bliver i bund og grund til læring på jobbet, da rådgivningen kommer fra dem med forståelse og interesse i sagen. Det hele fører til bedre beslutninger ved at kombinere forskellige input og nye perspektiver.

Advice i praksis

Så hvordan fungerer det? Der er fire trin i en Advice-proces:

1. En person opdager et problem eller en mulighed og tager initiativet, eller giver besked til en, der er bedre placeret til at handle.
   

2. Før et forslag fremsættes, kan beslutningstageren søge input for at få forskellige perspektiver på sagen.

3. Initiativtageren laver et forslag og søger råd fra dem, der bliver påvirket, eller dem med ekspertise.

4. Med denne rådgivning i baghovedet træffer beslutningstageren en beslutning og informerer dem, der har givet råd.

Da Advice-processen indebærer at tage råd fra dem, der bliver påvirket af en beslutning, betyder det også, at jo større beslutningen er, jo bredere skal man søge rådgivning – inklusive fra CEO eller ledergruppe. For mindre beslutninger er rådgivning måske ikke nødvendig.

Advice-processen decentraliserer beslutningsmagten, forbedrer kvaliteten af beslutningstagning og skaber tillid og respekt for beslutningstagerne. Når man selv kan gøre noget ved problemerne, er der ingen undskyldning for ikke at tage hurtige beslutninger, som gør ens arbejdsdag bedre eller mere meningsfuld. Måske var det en proces som var værd at prøve i din virksomhed?

Hvis du kunne lide dette blogindlæg så læs også mit blogindlæg omkring Sociokrati som organiseringsform: Sociokrati: En vej til at introducere nye ledelseskoncepter? (milleschou.com)