Kritik med kærlighed: En simpel tilgang til en svær samtale.

Måske har du haft en medarbejder, som bare ikke præsterede som ønsket. Hvad gjorde du? Fjernede du opgaver fra personen i et forsøg på at forbedre deres præstation, men uden succes, og til sidst var der ikke meget tilbage af jobbet? Men du kunne godt lide personen, så du fik aldrig sagt ligeud, hvad der var galt. Det blev altid pakket alt for pænt ind, og der var aldrig det rette øjeblik at konfrontere personen ordentligt.

Din mor har også lært dig, at "hvis du ikke kan sige noget positivt, skal du holde din mund."

Men for pokker, det er dårligt råd!

Ærlig talt tror jeg, at vi danskere er elendige til at føre svære samtaler. Det er måske en kultur-ting, hvor vi, af frygt for at såre andre, faktisk ender med at såre dem alligevel, bare med en tidsforsinkelse. I mit sidste blogindlæg skrev jeg om, hvor svært det kan være at modtage kritik; Dæmp din indre diktator og mester din frygt for kritik. (milleschou.com), men jeg vil næsten påstå, at vi er endnu dårligere til at levere kritikken.

Tilbage til rådet fra din mor. For den sætning skulle have lydt: "Hvis du ikke kan sige noget positivt, så sig det på en måde, hvor folk kan bruge det til at blive bedre."

Det er underordnet, om det er en medarbejder, der ikke udfører sit arbejde, som du ønsker, eller en kollega, der lugter eller har persille mellem tænderne. Du skal sgu da sige noget! Men du skal gøre det på den rigtige måde.

Tro mig, de vil nok hellere høre det fra dig, end at finde ud af senere, at folk har gået og snakket om dem i månedsvis. For det gør langt mere ondt.

Jamen, jeg er bange for reaktionen! tænker du måske. Ja, for pokker, at få svære ting at vide giver en reaktion, og den er ofte til at starte med meget negativ. Først bliver personen chokeret, så bliver de vrede, så stritter de imod og argumenterer, for til sidst at finde en form for accept. Forvent det! Længere er det ikke, og tænk, åhhh godt, så er personen bare menneskelig. Hvis du ikke får en reaktion, er der da først noget alvorligt galt.

Svære samtaler er en uundgåelig del af det at være leder. Men hold nu op, jeg har set mange ledere undgå de svære samtaler eller håndtere dem helt håbløst, i min optik. Ofte med den effekt, at der ikke er en forbedring i adfærden, men at man føler, man sidder og holder det samme møde igen tre uger senere.

Her kommer mit bud på, hvordan du kan angribe den svære samtale med en medarbejder. Og nej, en svær samtale bør kun tage fem minutter, for hvem har lyst til at sidde og høre på, hvor dårlige de er til noget i 20 minutter? Hold det kort, der er ingen grund til at trykke på de blå mærker i flere timer. Den fejl har jeg godt nok lavet nogle gange, med udgangspunkt i, at jeg ikke ønskede, at folk skulle gå fra mødet og være ude af balance. Men set i bakspejlet har det nok været en bjørnetjeneste.

Her er otte trin, som jeg i mit arbejdsliv har haft succes med i forbindelse med en svær samtale:

1. Forberedelse: “Har du et øjeblik…” (Nej, du skal ikke indkalde på forhånd, så de kan gå hele weekenden og spekulere over, hvad du vil holde møde om. Spøgelser vokser over tid. Og tag snakken, hvor andre ikke kan høre jer.)

2. Observation: “Jeg har lagt mærke til…” (Indsæt forkert adfærd). Læs mit indlæg om kritik, hvis du er i tvivl om forskellen på adfærds- og egenskabskritik.

3. Resultat/Konsekvens: Beskriv resultatet af adfærden. Enten positivt: “Jeg vil gerne have, at folk opfatter dig...“ (Beskriv den positive effekt af ændret adfærd), eller negativt: “Jeg vil ikke have, at dine kollegaer…” (Beskriv den negative konsekvens ved uændret adfærd). Vælg det positive først, men i nogle tilfælde dur det bare ikke. For eksempel den lugtende kollega: “Jeg vil gerne have, at folk opfatter dig som renlig”, versus “jeg vil ikke have, at folk føler, de ikke kan arbejde sammen eller snakker om det i krogene på grund af din lugt”.

4. Anerkendelse: Anerkend, at det er ubehageligt og akavet. “Jeg ved godt, at det her er ubehageligt og ikke rart at få at vide…”

5. Refleksion: “Hvad tænker du, når jeg siger det her til dig... “og ja, nu er det, du skal forvente reaktionen! Og så sig til dig selv i stilhed, "Åhh godt."

6. Aftale: “Kan vi aftale, at…” (Indsæt alternativ adfærd)? Bliv enige om specifikke tiltag - vær klar og specifik. Hvis det ikke er en medarbejder, men en kollega, så kom med forslag til løsninger i stedet, fx. “ kunne du prøve at…”

7. Opfølgning: Aftal, at I snakker sammen igen - for langt de fleste gange forbedres adfærden i en periode, for derefter at falde tilbage i gamle vaner. Så hvorfor ikke bare aftale en opfølgning med det samme? “jeg vil gerne vi lige snakker sammen igen om 14 dage..”

8. Afslutning: Sig tak og anerkend igen, at det måske ikke har været den fedeste samtale, men at du bare hellere ville have, at de hørte det fra dig end via omveje.

Done... maksimalt fem minutter.